Rekisteri- ja tietosuojaseloste, Jolaka Oy

Selosteen tarkoituksena on sopia soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla henkilötietojen käsittelystä isännöintisopimuksessa sovittujen palveluiden tuottamiseksi. Tämä seloste täydentää allekirjoitettua isännöintisopimusta, ja se tulee voimaan 1.7.2021. Mikäli isännöintisopimuksen sopimusehdot ovat ristiriidassa tämän selosteen kanssa, sovelletaan tässä selosteessa sovittua.

Tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjällä tarkoitetaan asunto- osakeyhtiötä ja käsittelijällä isännöintiyritystä.

Isännöintiyritys huolehtii rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisesta asunto-osakeyhtiön henkilötietojen käsittelyssä siinä määrin, kuin sovittujen palveluiden laatu ja laajuus edellyttävät. Isännöintiyritys huolehtii suorittamansa henkilötietojen käsittelyyn liittyvän, käsittelytoimia koskevan tietosuojaselosteen laatimisesta ja ylläpidosta.

Taloyhtiön hallitus vastaa siitä, että taloyhtiöllä olevien henkilötietojen käsittely on lainmukaista. Taloyhtiön hallitus myötävaikuttaa isännöintiyrityksen käsittelijätehtävien hoitamiseen (esimerkiksi oikeuksien toteuttaminen) ja saattaa havaitsemansa käsittelyn riskit viipymättä isännöintiyrityksen tietoon.

Käsiteltävät henkilötiedot

Isännöintiyrityksessä käsitellään seuraavia taloyhtiön keräämiä henkilötietoja ja rekisteröityjen ryhmiä:

Osakeluettelo

• Omistajan nimi ja postiosoite, luonnollisen henkilön syntymäaika, mahdollisen muun huoneiston tai kiinteistön hallintaoikeuden haltijan nimi

Asukasluettelo

• Asukkaiden nimet, syntymäajat tai henkilötunnukset, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (mm. perintätoimi), osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot

Remonttirekisteri

• Osakkaan nimi, osoite, sähköpostisoite ja puhelinnumero, mahdollisen muun yhteyshenkilön vastaavat tiedot, työnsuorittajan (mm. suunnittelija, urakoitsija, valvoja) nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

Taloushallinto

• Osakkaan ja/tai maksajan nimi ja maksun yksilöintitiedot (mm maksun summa, viitetiedot maksun yksilöimiseksi) taloushallinnon maksuliikenteen reskontratiedoissa

Henkilötietojen käsittely ja palauttaminen

Isännöintiyritys käsittelee henkilötietoja vain isännöintisopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi ja sovittujen palveluiden tuottamiseksi huomioiden tämä seloste sekä muut taloyhtiön hallituksen mahdolliset kirjallisesti toimittamat ohjeet. Isännöintiyritys käsittelee henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön ja tämän selosteen mukaisesti. Isännöintiyrityksellä on oikeus mukauttaa henkilötietojen käsittely myöhemmin syntyvää vakiintunutta tietosuojalainsäädännön tulkintaa vastaavaksi kohtuullisen ajan kuluessa.

Isännöintipalveluiden laadun, luotettavuuden ja jatkuvan kehittämisen varmistamiseksi henkilötietoja saatetaan käsitellä ISA tai muun vastaavan auditoinnin yhteydessä.

Palvelun päättyessä isännöintiyritys luovuttaa kaikki edellä mainitut henkilötiedot taloyhtiölle sekä poistaa tiedot huomioiden laista mahdollisesti seuraavat säilyttämisvelvollisuudet. Isännöintiyritys voi kuitenkin omien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (esim. huolellisuusvelvoitteensa toteennäyttämiseksi) säilyttää henkilötietoja tämän jälkeen tarpeellisin osin.

Evästeet verkkosivuilla

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat automaattisesti tietokoneelle tai päätelaitteelle kävijän vieraillessa eri verkkosivustoilla. Verkkopalvelumme hyödyntää evästeitä, jotta voimme tarjota palvelumme mahdollisimman käyttäjäystävällisenä ja laadukkaana.

Sivustomme käyttää Google Analytics -ohjelmistoa kerätäkseen anonyymejä tilastoja sivuston käyttäjistä, voidaksemme parantaa verkkopalveluidemme

laatua. Ohjelmistot tallentavat käyttäytymistietoa kävijästä, esimerkiksi siitä, millä sivulla käyttäjä vierailee ja miten käyttäjä liikkuu sivustolla.

Kävijällä on mahdollisuus kieltää evästeiden käyttö.

Salassapito ja tietoturva

Isännöintiyritys varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt ja niitä luovutetaan vain henkilöille, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja ja jotka ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskea asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus.

Isännöintiyritys toteuttaa henkilötietojen käsittelyssä tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, kuten ohjeistaa henkilöstönsä ja huolehtii käyttämiensä järjestelmien tietoturvasta.

Alihankkijat ja henkilötietojen siirto Euroopan Unionin ulkopuolelle

Isännöintiyrityksellä on oikeus käyttää alihankkijoita (alikäsittelijöitä) henkilötietojen käsittelyssä. Alihankkija vastaa omassa toiminnassaan tietosuojan alaisten tietojen käsittelystä. Isännöintiyritys ei siirrä käsittelemiään henkilötietoja Euroopan Unionin ulkopuolelle.

Tarkastusoikeus

Asunto-osakeyhtiöllä on oikeus kustannuksellaan suorittaa auditointi arvioidakseen tämän selosteen mukaisten tietosuojavelvoitteiden täyttäminen ja henkilötietojen käsittelyssä noudatettava tietoturvan taso.

Rekisterinpitäjän avustaminen

Isännöintiyritys auttaa asunto-osakeyhtiötä rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa.

Vastuu

Kumpikin osapuoli vastaa kaikilta osin omista, mukaan lukien alihankkijoidensa toimista ja laiminlyönneistä.

Sopimusliitteen voimassaolo

Tämä sopimusseloste on voimassa isännöintisopimuksen päättymisen jälkeen niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyyn liittyvän toiminnan loppuunsaattamiseksi, kuten sen ajan, joka on tarpeen henkilötietojen palauttamiseksi taloyhtiölle ja henkilötietojen poistamiseksi, tai kauemmin, mikäli soveltuva lainsäädäntö niin määrää.

Lähteet

Euroopan Unionin Tietosuoja-asetus (GDPR) 2016 on tämän selosteen lähteenä.